Liste von Rechnungsvorlage

►     Welche Rechnungsvorlage soll ich benutzen?

Mit unserem System, können Sie Ihre individuelle Rechnungsvorlage erstellen. Hier sind einige Beispiele:

o  Für Kleinunternehmer, Freiberuflicher mit der Kleinunternehmerregelung

       + Rechnungsvorlage für Produkte, Artikeln.
       + Rechnungsvorlage für Arbeitsstunde.

o Rechnungsvorlage für mittelständische und große Unternehmen

►      In was für eine Sprache werden die Rechnungen unterstützt?

Wir unterstützen momentan Deutsch und English. Weitere Sprache werden in der Zukunft hinzugefügt.

►      In was für einen Format ist die Rechnung? 

Freiberufliche können ihre Rechnungen im Stundenformat erstellen, da sie diese für die Zeiterfassung nutzen.
Hersteller benötigen Rechnungen für ihre Produkte und Artikeln. Diese Funktion wird mit einer Rechnung im Artikel-Format unterstützt. Wer beide Funktionen benötigt kann das Format nutzen welches beides unterstützt. Dieses findet man unter Mixture-Format. 

►     Welches Format hat Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer kann aus Buchstaben, Ziffern, „.“, „/“ Zeichen bestehen. z.B RG00001, 2011/03/00004, 0005RG

►      Wie wird die nächste Rechnungsnummer vom System vorgeschlagen? 

Zur benutzerfreundlichen Nutzung benutzt das System die normale numerische Zahlenfolge. Somit ist die letzte Rechnungsnummer: RG0005 , die nächste RG0006.

►      Welche Status kann eine Rechnung haben?  

Für den Absender hat die Rechnung folgenden Status:

Nach der Ausstellung der Rechnung kann der Absender diese als Entwurf (draft) speichern oder diese direkt per Email (sent) oder per Post (posted) senden.

Durch das aufrufen der Rechnung, durch die URL deren, gelangt die Rechnung zum Status „viewed“. Wurde die Zahlung der Rechnung vollständig beglichen so ändert sich der Status der Rechnung in „paid“. Sind diese aber noch nicht vollständig so erhält die Rechnung den Status “partial“. Der Absender kann die Rechnung zu jeder Zeit als ungültig  „disputed“ markieren.

Für den Empfänger kann die Rechnung folgenden Status tragen.

Der Empfänger erhält  eine Rechnung mit dem Status „unpaid“. Falls der Absender diese Rechnung als „paid“ oder „disputed“ markiert, kann der Empfänger dies auch sehen. Die Rechnung hat den Status „late“ wenn die Zahlung nach dem Fälligkeitsdatum noch nicht getätigt worden ist.

►      Was ist eine periodische Rechnung?

Eine periodische Rechnung wird periodisch eine Rechnung generiert und als PDF Anhang an den Kunden per Email verschickt.

Es gibt 2 Arten von periodische Rechnungen:

fixe periodische Rechnungen und dynamische periodische Rechnungen.

o   Fixe periodische Rechnung generiert immer die gleiche Rechnung, jedoch werden die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum zum Zeitpunkt angepasst.

o    Dynamische periodische Rechnung generiert nicht die gleiche Rechnung. Es ist für ein Projekt festgelegt. Diese Rechnung fasst, durch die Durchsuchung aller Zeiterfassungen, die noch nicht bezahlten Stunden des Projektes zusammen und erstellt eine Rechnung für diese unbezahlten Stunden.

►      Welche Rechnungen kann ich bearbeiten?

Benutzer können nur die Rechnungen mit dem Status „draft“  bearbeiten. Alle anderen Rechnungen sind nicht bearbeitbar weil diese bereits zu den Kunden gesendet worden sind.

►      Warum bietet SeaSoo kein Digitalsignatur Service?

Wir bietet kein Digitalsignatur Service, da es gibt andere günstigen Anbieter. Wir empfehlen  https://www.signaturportal.de. Und zwar Rechnungen mit Digitalsignatur sind nicht mehr gesetzlich erforderlich. Lieferanten und Kunden können SeaSoo oder De-Mail benutzen, um pdf Rechnungen ohne Digitalsignatur zu senden.